Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de in dit beleid beschreven gegevens is de entiteit vermeld in de bedrijfsidentificatie onderaan deze pagina, die opereert onder de handelsnaam WebCastelo.

Voor vragen over privacy kunt u gebruikmaken van de contactgegevens in diezelfde sectie.

2. Categorieën persoonsgegevens

Afhankelijk van de wijze waarop u met ons interageert, kunnen wij het volgende verwerken:

• contactgegevens: naam, bedrijf, e-mail, telefoonnummer en voorkeurstaal;
• inhoud van verzoeken: projectomschrijving, indicatief budget, termijnen en antwoorden gegeven in de tools Oplossing Vinden en Website-analyse;
• accountgegevens: e-mailadres, accountstatus en authenticatielogboeken van het klantenportaal;
• contractuele gegevens: offertes, elektronische aanvaardingen met datum en tijdstip, projecten, mijlpalen en goedkeuringen;
• factureringsgegevens: factuurgegevens, fiscaal identificatienummer indien van toepassing, facturen, betalingsstatus en betalingsreferenties;
• ondersteuningsgegevens: tickets, berichten en bestanden die u ons toestuurt;
• technische gegevens: IP-adres, type apparaat en browser, en beveiligings- en foutenlogboeken;
• gebruiksgegevens: geaggregeerde navigatiestatistieken, uitsluitend indien u analyse toestaat.

3. Herkomst van de gegevens

In de meeste gevallen worden de gegevens rechtstreeks door de betrokkene zelf verstrekt, via een formulier, een e-mail, een portaalaccount of tijdens de uitvoering van een project.

Sommige technische gegevens worden automatisch gegenereerd door de systemen die de werking en veiligheid van de website waarborgen.

4. Doeleinden en rechtsgronden

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen:

• uitvoering van de overeenkomst of precontractuele stappen: reageren op verzoeken, offertes opstellen, projecten uitvoeren, ondersteuning bieden en het klantenportaal beheren;
• wettelijke verplichting: het uitreiken en bewaren van facturen en het naleven van fiscale en boekhoudkundige verplichtingen;
• gerechtvaardigd belang: beveiliging van systemen, misbruikpreventie, bewijs van contractuele aanvaardingen, verbetering van de diensten en directe commerciële communicatie met bestaande klanten, steeds met de mogelijkheid tot bezwaar;
• toestemming: cookies en gelijkwaardige analyse- en marketingtechnologieën, en marketingcommunicatie gericht aan personen die geen klant zijn.

5. Klantenportaal, offertes en betalingen

Het klantenportaal geeft toegang tot projecten, offertes, facturen, dienstverzoeken en ondersteuningstickets. De toegang is persoonlijk en beveiligd met authenticatie.

Wanneer u een offerte elektronisch aanvaardt, registreren wij de accountidentificatie, de datum en het tijdstip van de aanvaarding, als bewijs van het sluiten van de overeenkomst.

Kaartbetalingen worden verwerkt door een externe betalingsdienstverlener. De volledige kaartgegevens worden nooit ontvangen of opgeslagen door WebCastelo. Wij ontvangen uitsluitend de betalingsstatus en de voor facturering noodzakelijke referenties.

6. Verzonden bestanden

Bestanden die u verstuurt bij dienstverzoeken of ondersteuningstickets worden bewaard in verband met het betreffende dossier en zijn alleen toegankelijk voor het team dat ze nodig heeft.

Verstuur geen gevoelige persoonsgegevens of informatie van derden die u niet gemachtigd bent te delen.

7. Cookies en analyse

De website gebruikt technologieën die strikt noodzakelijk zijn voor de werking ervan en, uitsluitend met uw toestemming, analyse- of marketingtechnologieën.

Er wordt geen enkel optioneel script geladen voordat toestemming is gegeven. De details staan in het Cookiebeleid, waar u ook op elk moment uw keuze kunt wijzigen of intrekken.

8. Ontvangers en verwerkers

Wij maken gebruik van dienstverleners die namens ons en op schriftelijke instructie handelen, met name voor hosting en database, verzending van transactionele e-mail en verwerking van betalingen.

Wij vermelden een dienstverlener alleen als actief wanneer deze daadwerkelijk in gebruik is. Analyse- en reclamediensten worden pas gebruikt nadat deze zijn geconfigureerd en door de bezoeker zijn toegestaan.

De gegevens kunnen ook worden verstrekt aan accountants, auditors of autoriteiten, wanneer de wet dit vereist.

9. Internationale doorgiften

Wij geven de voorkeur aan leveranciers die gegevens binnen de Europese Unie hosten. Wanneer een dienstverlener gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, gebeurt de doorgifte krachtens een mechanisme voorzien in de Algemene Verordening Gegevensbescherming, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

10. Bewaartermijnen

Wij bewaren gegevens uitsluitend zolang als noodzakelijk is:

• verzoeken die niet tot een overeenkomst leiden: maximaal vierentwintig maanden;
• contractuele en projectgegevens: gedurende de relatie en de toepasselijke verjaringstermijn;
• facturen en boekhoudkundige documenten: gedurende de in Portugal geldende wettelijke bewaartermijn;
• ondersteuningstickets: tot vijf jaar na sluiting;
• technische en beveiligingslogboeken: doorgaans tot twaalf maanden;
• registratie van cookietoestemming: tot een jaar of totdat u deze wijzigt.

11. Uw rechten

Krachtens het toepasselijke recht kunt u de volgende rechten uitoefenen:

• recht op inzage in uw persoonsgegevens;
• recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens;
• recht op verwijdering, wanneer er geen grondslag meer bestaat om de verwerking voort te zetten;
• recht op beperking van de verwerking;
• recht op overdraagbaarheid van de gegevens die u ons hebt verstrekt;
• recht van bezwaar tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang;
• recht om uw toestemming te allen tijde in te trekken, zonder afbreuk te doen aan de rechtmatigheid van de eerdere verwerking.

12. Klachten

Indien u van mening bent dat de verwerking van uw gegevens niet in overeenstemming is met de wet, kunt u een klacht indienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit. In Portugal is dit de Comissão Nacional de Proteção de Dados. Klanten in andere landen kunnen zich eveneens wenden tot hun eigen nationale toezichthoudende autoriteit.

Wij stellen het op prijs indien u eerst contact met ons opneemt, zodat wij de situatie rechtstreeks kunnen proberen op te lossen.

13. Beveiliging

Wij passen technische en organisatorische maatregelen toe die zijn afgestemd op het risico, zoals versleutelde verbindingen, toegangscontrole per profiel, scheiding tussen omgevingen, registratie van administratieve toegangen en regelmatige updates.

Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens die een hoog risico kan meebrengen, komen wij de wettelijke meldingsplichten na.

14. Minderjarigen

Onze diensten zijn gericht op bedrijven en professionals. Wij verzamelen niet doelbewust gegevens van minderjarigen.

15. Wijzigingen in dit beleid

Dit beleid kan worden bijgewerkt om wijzigingen in de diensten of in de wetgeving te weerspiegelen. De datum van de laatste bijwerking staat bovenaan de pagina vermeld.

16. Contact

Om rechten uit te oefenen of vragen te stellen over privacy kunt u gebruikmaken van de contactgegevens onderaan deze pagina. Wij kunnen om aanvullende informatie vragen om uw identiteit te bevestigen voordat wij reageren.