Hoe werkt WebCastelo? Van eerste aanvraag tot livegang

Veel ondernemers stellen hun digitale project uit omdat ze niet weten wat er na het eerste contact gebeurt. Hoe lang duurt het? Wat moet ik voorbereiden? Wanneer weet ik de prijs? Dit artikel beantwoordt die vragen in gewone taal.

Het uitgangspunt: alles op één plek

Samenwerken met WebCastelo is geen eindeloze reeks berichten. Elke klant krijgt een eigen omgeving met de aanvraag, de projectvragen, bestanden, de offerte, facturen, support en websitescans. Alles rond uw project staat op één plek, altijd bereikbaar op laptop of telefoon.

De route in zes fasen

1. Kiezen wat u nodig heeft

U kunt starten met een concrete dienst, zoals een professionele website, een webshop, een boekingssysteem of maatwerksoftware. Weet u het nog niet zeker, dan is dat normaal. De meeste klanten komen met een doel, niet met een technische specificatie.

In dat geval is de oplossingswijzer het makkelijkste startpunt. U beantwoordt enkele vragen over uw bedrijf en krijgt vrijblijvend een duidelijke richting.

2. De aanvraag starten

De projectaanvraag is een kort formulier in gewone taal. We vragen wat uw bedrijf doet, wie uw klanten zijn, wat u wilt bereiken en of er al iets online staat. Technische kennis is niet nodig.

3. Uw account aanmaken of gebruiken

Bij het versturen van de aanvraag krijgt u een WebCastelo account. Daarmee opent u de klantomgeving. Komt u later terug voor een tweede project, dan gebruikt u hetzelfde account met de volledige historie.

4. De projectvragen beantwoorden

Elk type project heeft eigen vragen. Een webshop vraagt om het aantal producten en de verzendregels. Een boekingssysteem vraagt om openingstijden, capaciteit en betalingen. Deze vragen voorkomen verrassingen in scope en budget.

U hoeft niet alles in één keer in te vullen. Wat openstaat kunt u later aanvullen, en wij geven aan wat echt blokkeert.

5. Bestanden aanleveren

Logo's, foto's, teksten, productlijsten, juridische documenten of bestaande toegangen kunt u uploaden in de klantomgeving. Ze blijven aan het project gekoppeld, zodat niemand maanden later door een mailbox hoeft te zoeken.

6. Alles verschijnt in uw dashboard

Vanaf dat moment is het dashboard het centrum van de samenwerking. Het toont de status van de aanvraag, de berichten, de documenten, de offertes en later het project zelf.

7. Wij beoordelen de aanvraag

Elke aanvraag wordt door een mens beoordeeld, niet door een automatisch systeem. We kijken naar het commerciële doel, de werkelijke complexiteit en de efficiëntste route. Vaak bestaat er een eenvoudigere en goedkopere oplossing dan de klant zelf in gedachten had, en dat zeggen we.

8. Vragen en ontbrekende informatie

Ontbreekt er context, dan vragen we dat via het platform. De antwoorden blijven bij de aanvraag staan, zodat beslissingen voor beide kanten terug te vinden zijn.

9. U ontvangt de offerte

De offerte beschrijft wat inbegrepen is, wat niet, de verwachte doorlooptijd en de investering. Zijn er zinvolle alternatieven met een andere scope, dan tonen we de opties. Geen vage prijzen en geen bedragen die halverwege stilletjes veranderen.

10. Bekijken en akkoord geven

U opent en accepteert de offerte in de klantomgeving, zonder printen of scannen. Wilt u eerst een punt bespreken, dan doet u dat op dezelfde plek.

11. Het project gaat van start

Na akkoord starten we met bouwen. Afhankelijk van het project omvat dat structuur, content, ontwerp, ontwikkeling, koppelingen, testen op mobiel en technische voorbereiding voor vindbaarheid.

12. Livegang

Voor de livegang controleren we snelheid, mobiel gedrag, formulieren, meting, beveiliging en indexering. Live zetten is meer dan publiceren. Het is zorgen dat het werkt en gevonden kan worden.

13. Na de livegang

Hier stoppen veel projecten, en dat is een van de redenen waarom zoveel websites geen resultaat opleveren. Na de livegang kunt u verder met SEO en groei, conversieoptimalisatie, adverteren of technisch beheer via WebCastelo Care.

• Updates, back-ups en technische monitoring.
• Correcties en kleine verbeteringen zonder nieuw project.
• Opvolging van zichtbaarheid in zoekmachines en conversies.
• Doorontwikkeling wanneer het bedrijf verandert.

Wat u voorbereidt voordat we starten

U hoeft niet alles klaar te hebben om te beginnen. Toch geldt: hoe duidelijker de basis, hoe sneller we een realistische offerte kunnen maken en hoe minder wijzigingen halverwege ontstaan.

• Het commerciële doel in één zin, bijvoorbeeld offerteaanvragen ontvangen van bedrijven in de regio Porto.
• De feitelijke lijst met diensten of producten, ook als het nog een concept is.
• Logo en fotografie, als die er zijn. Zo niet, dan dragen we alternatieven aan.
• Bedrijfsgegevens voor de juridische pagina's en de voettekst.
• Toegang tot het huidige domein en de hosting, als u al online staat.
• Voorbeelden van sites die u aanspreken en, minstens zo nuttig, voorbeelden van wat u wilt vermijden.

Ontbreekt er iets, dan geven we precies aan wat blokkeert en wat later kan. Geen enkel project blijft stilstaan om een detail dat later op te lossen is.

Wie doet wat tijdens het project

Een veelgestelde vraag is hoeveel werk bij de klant blijft liggen. In de praktijk zit de inspanning vooral aan het begin, bij keuzes en content.

Gebruikelijke doorlooptijden

Doorlooptijden hangen vooral af van twee dingen: de werkelijke complexiteit en hoe snel de content beschikbaar is. Deze waarden zijn indicatief en worden altijd bevestigd in de offerte.

Transparantie over kosten en eigendom

De offerte scheidt de eenmalige investering van terugkerende kosten zoals domein, hosting en onderhoud. Aan het einde van het project zijn het domein en de content van de klant, met een nette overdracht van alle toegangen. We werken niet met kunstmatige afhankelijkheid.